Doanh nghiệp khó né nghĩa vụ bảo hiểm khi mọi chênh lệch đều được "điểm danh"

Dữ liệu thuế trở thành “cánh tay nối dài” của cơ quan BHXH.

Doanh nghiệp khó “lọt lưới” nếu xác định sai quan hệ lao động

Quản lý BHXH đang bước sang giai đoạn mới khi dữ liệu giữa cơ quan Thuế và BHXH được kết nối, chia sẻ và đối chiếu thường xuyên. Thay vì phụ thuộc chủ yếu vào các cuộc thanh tra định kỳ hoặc phản ánh từ người lao động như trước đây, cơ quan quản lý có thêm một “kênh giám sát” hiệu quả thông qua dữ liệu thuế do chính doanh nghiệp kê khai. Mọi chênh lệch về số lao động được trả thu nhập và số lao động tham gia BHXH đều có thể nhanh chóng được hệ thống nhận diện.

Theo các chuyên gia, đây là bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của ngành Thuế và BHXH. Việc kết nối dữ liệu giúp giảm đáng kể thời gian rà soát thủ công, đồng thời nâng cao khả năng phát hiện những trường hợp có dấu hiệu chưa thực hiện đầy đủ nghĩa vụ bảo hiểm. Cơ quan BHXH có thể chủ động gửi thông báo, yêu cầu doanh nghiệp giải trình trước khi triển khai các biện pháp kiểm tra hoặc thanh tra chuyên ngành.

Thực tế đã có những trường hợp doanh nghiệp nhận văn bản từ cơ quan BHXH sau khi dữ liệu được đối soát. Gần đây, một doanh nghiệp tại Hà Nội được yêu cầu thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp đối với 81 lao động chưa tham gia BHXH bắt buộc. Danh sách này được xác định trên cơ sở dữ liệu do cơ quan Thuế chuyển sang, thay vì phát hiện qua một cuộc thanh tra trực tiếp.

Theo ông Lê Văn Tuấn, Giám đốc Công ty TNHH Kế toán Thuế Keytas, việc phối hợp giữa cơ quan Thuế và BHXH đã được triển khai từ nhiều năm trước thông qua quy chế chia sẻ dữ liệu. Trong quá trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân, doanh nghiệp kê khai toàn bộ cá nhân được trả thu nhập cùng các khoản trích nộp liên quan. Từ nguồn dữ liệu này, cơ quan BHXH sẽ đối chiếu với danh sách người lao động đang tham gia BHXH tại từng đơn vị để xác định những trường hợp có dấu hiệu chênh lệch.

Hàng chục triệu bản ghi dữ liệu được đối soát, mở rộng phạm vi giám sát

Việc kết nối dữ liệu giữa hai ngành đang được triển khai với quy mô rất lớn. Theo số liệu về kết nối dữ liệu trong 6 tháng đầu năm 2026, Cục Thuế đã chuyển sang BHXH Việt Nam 10.130.499 gói tin về thông tin đăng ký, điều chỉnh thuế của đơn vị và 63.146 gói tin người nộp thuế. Đây là nguồn dữ liệu quan trọng phục vụ công tác quản lý người tham gia BHXH trên phạm vi toàn quốc.

Ở chiều ngược lại, BHXH Việt Nam cũng đã chia sẻ cho Cục Thuế 228.204 gói tin phục vụ quyết toán thuế. Việc trao đổi dữ liệu hai chiều giúp hai cơ quan đồng thời kiểm chứng thông tin, giảm tình trạng sai lệch và nâng cao hiệu quả quản lý đối với cả nghĩa vụ thuế lẫn nghĩa vụ bảo hiểm của doanh nghiệp.

Tính đến ngày 26/5/2026, BHXH Việt Nam đã tiếp nhận 883.493 gói tin dữ liệu quyết toán thuế của khoảng 720 nghìn đơn vị có cá nhân quyết toán thuế. Sau khi bóc tách dữ liệu từ các tổ chức trả thu nhập, hệ thống ghi nhận 58.793.259 bản ghi của người lao động. Đây là khối lượng dữ liệu rất lớn, phản ánh gần như toàn bộ bức tranh về thu nhập của người lao động trong khu vực doanh nghiệp.

Sau khi xử lý và loại bỏ các bản ghi trùng lặp, còn 31.655.884 bản ghi thuộc 723.055 đơn vị. Đáng chú ý, có tới 9.252.422 bản ghi quyết toán thuế chưa thể đối chiếu trùng khớp với dữ liệu người đang tham gia BHXH. Những trường hợp này sẽ tiếp tục được phân tích, sàng lọc để xác định nguyên nhân và chuyển đến BHXH các địa phương phục vụ công tác rà soát.

Ngày 6/6/2026, Trung tâm Công nghệ thông tin và chuyển đổi số BHXH Việt Nam đã hoàn tất xử lý dữ liệu và bàn giao cho Ban Quản lý thu và Phát triển người tham gia. Bộ dữ liệu gồm 2 nhóm chính là danh sách đơn vị chưa tham gia BHXH, BHYT, BHTN cho toàn bộ lao động và danh sách đơn vị tham gia chưa đầy đủ đối với người lao động thuộc diện bắt buộc. Đây sẽ là cơ sở để BHXH các tỉnh, thành phố tiếp tục theo dõi, hướng dẫn doanh nghiệp giải trình hoặc tiến hành kiểm tra khi cần thiết.

Xác định đúng quan hệ lao động để tránh truy đóng và xử phạt

Một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến chênh lệch dữ liệu là doanh nghiệp xác định chưa đúng bản chất quan hệ lao động. Nhiều đơn vị vẫn cho rằng chỉ cần không ký hợp đồng lao động thì sẽ không phát sinh nghĩa vụ đóng BHXH. Từ suy nghĩ này, doanh nghiệp sử dụng nhiều tên gọi khác nhau như hợp đồng cộng tác viên, hợp đồng giao khoán, hợp đồng khoán việc hoặc hợp đồng dịch vụ với kỳ vọng không phải tham gia BHXH bắt buộc.

Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật lao động, tên gọi hợp đồng không phải là căn cứ quyết định nghĩa vụ bảo hiểm. Cơ quan chức năng sẽ xem xét bản chất của mối quan hệ giữa doanh nghiệp và người làm việc. Nếu người lao động làm việc thường xuyên, chịu sự quản lý, điều hành, giám sát về thời gian, địa điểm, nội dung công việc và được trả lương thì quan hệ đó vẫn có thể được xác định là quan hệ lao động, dù hợp đồng mang bất kỳ tên gọi nào.

Việc xác định sai quan hệ lao động có thể khiến doanh nghiệp chịu chi phí rất lớn. Theo quy định hiện hành, tổng mức đóng BHXH, BHYT và bảo hiểm thất nghiệp đối với người lao động thuộc diện bắt buộc khoảng 32% quỹ tiền lương, trong đó doanh nghiệp đóng khoảng 21,5% và người lao động đóng 10,5%. Nếu thực hiện đúng ngay từ đầu, nghĩa vụ của mỗi bên được thực hiện theo quy định. Ngược lại, khi bị yêu cầu truy đóng, doanh nghiệp thường phải nộp trước toàn bộ số tiền tương ứng với cả phần của người sử dụng lao động và phần người lao động.

Trong thực tế, việc thu hồi lại khoản 10,5% từ người lao động không hề dễ dàng, nhất là đối với những người đã nghỉ việc hoặc không còn hợp tác với doanh nghiệp. Ngoài số tiền truy đóng, doanh nghiệp còn có thể phải nộp tiền chậm đóng, chịu xử phạt vi phạm hành chính và đối mặt với các tranh chấp lao động nếu quyền lợi về BHXH của người lao động bị ảnh hưởng.

Trong bối cảnh dữ liệu ngày càng được số hóa và kết nối đồng bộ, việc kỳ vọng có thể né tránh nghĩa vụ BHXH bằng cách thay đổi tên gọi hợp đồng sẽ ngày càng khó khả thi. Điều doanh nghiệp cần quan tâm là rà soát lại toàn bộ hồ sơ lao động, xác định đúng bản chất từng quan hệ làm việc ngay từ thời điểm tuyển dụng, phân biệt rõ lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc với các trường hợp cung cấp dịch vụ độc lập theo đúng quy định pháp luật.

Tại buổi làm việc mới đây với BHXH Việt Nam, Bộ trưởng Bộ Tài chính Ngô Văn Tuấn yêu cầu BHXH Việt Nam tiếp tục phối hợp chặt chẽ với cơ quan Thuế để rà soát dữ liệu, tăng cường kiểm tra, bảo đảm thu đúng, thu đủ các khoản bảo hiểm theo quy định. Đồng thời, ngành BHXH cần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và trí tuệ nhân tạo trong quản lý, nâng cao hiệu quả khai thác dữ liệu, bảo đảm quyền lợi của người tham gia và đáp ứng yêu cầu quản trị hiện đại. Với xu hướng này, việc tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ BHXH sẽ trở thành yêu cầu tất yếu đối với mọi doanh nghiệp trong môi trường quản lý dựa trên dữ liệu số.