 |
| Phó Giám đốc Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam Đào Việt Ánh chủ trì Hội nghị trực tuyến tập huấn nghiệp vụ lưu trữ trong hệ thống BHXH. |
Kiểm soát chất lượng hồ sơ ngay từ khi hình thành
Hội nghị có sự tham dự của đại diện Trung tâm Lưu trữ và một số đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam tại điểm cầu Trung ương; kết nối trực tuyến tới BHXH 34 tỉnh, thành phố, với sự tham gia của cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ trong toàn hệ thống.
Đây là dịp để đội ngũ cán bộ cập nhật quy định mới, củng cố kỹ năng nghiệp vụ, trao đổi những khó khăn, vướng mắc và thống nhất phương thức triển khai công tác lưu trữ, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số.
Phát biểu chỉ đạo tại Hội nghị, Phó Giám đốc BHXH Việt Nam Đào Việt Ánh nhấn mạnh vai trò quan trọng của công tác lưu trữ đối với hoạt động quản lý, điều hành và tổ chức thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).
Hồ sơ, tài liệu được quản lý khoa học, đầy đủ và chặt chẽ không chỉ phục vụ việc tra cứu, khai thác thông tin mà còn góp phần bảo đảm tính liên tục, chính xác và minh bạch trong hoạt động nghiệp vụ của toàn hệ thống.
Trong bối cảnh chuyển đổi số được đẩy mạnh, công tác lưu trữ cần chuyển biến căn bản về phương thức quản lý, từ chủ yếu tập trung vào hồ sơ giấy sang quản trị đồng thời hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử, tiến tới quản lý hồ sơ điện tử xuyên suốt vòng đời.
Việc số hóa không chỉ dừng ở khâu quét tài liệu thành tệp điện tử. Hồ sơ phải bảo đảm đầy đủ thành phần, thông tin mô tả chính xác, được cập nhật, ký số theo quy định, quản lý tập trung, bảo đảm an toàn và có khả năng tra cứu, khai thác khi cần thiết.
Phó Giám đốc Đào Việt Ánh yêu cầu các đơn vị nâng cao trách nhiệm trong từng khâu của quy trình lưu trữ, từ lập hồ sơ công việc, thu thập, hoàn thiện tài liệu đến giao nộp, chỉnh lý, số hóa, bảo quản và tổ chức khai thác.
Đặc biệt, các đơn vị cần kiểm soát chặt chẽ chất lượng hồ sơ ngay từ khi hình thành, khắc phục tình trạng thiếu thành phần, giao nộp chậm hoặc tài liệu tồn đọng kéo dài. Đây là điều kiện quan trọng để nâng cao chất lượng dữ liệu đầu vào, hạn chế phát sinh tồn đọng mới và bảo đảm hiệu quả quản lý hồ sơ điện tử trong toàn hệ thống.
Cùng với đó, cần tăng cường phối hợp giữa bộ phận văn thư, lưu trữ với đơn vị chuyên môn và đơn vị công nghệ thông tin; quan tâm bố trí nhân lực, bồi dưỡng nghiệp vụ, bảo đảm điều kiện kho tàng và hạ tầng kỹ thuật. Quá trình triển khai phải gắn với yêu cầu bảo mật, bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực và khả năng truy cập của tài liệu trong suốt thời hạn lưu trữ.
Tại Hội nghị, các đại biểu được giới thiệu những điểm mới của Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản hướng dẫn thi hành, qua đó cập nhật quy định, nâng cao nhận thức và vận dụng thống nhất vào thực tiễn công tác tại đơn vị.
Đại diện Trung tâm Lưu trữ trình bày tình hình công tác lưu trữ trong hệ thống BHXH Việt Nam thời gian qua, những kết quả đạt được, tồn tại, hạn chế và phương hướng, nhiệm vụ đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số.
Nội dung tập trung vào lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành, chỉnh lý và xử lý tài liệu tồn đọng, bố trí nhân lực, điều kiện bảo quản, số hóa hồ sơ và quản lý trên Hệ thống lưu trữ tập trung.
Quản lý đồng bộ hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử
Theo báo cáo tại Hội nghị, công tác chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tập huấn nghiệp vụ lưu trữ tiếp tục được duy trì. Việc lập hồ sơ, giao nộp, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và khai thác tài liệu từng bước đi vào nền nếp.
Một số đơn vị đã chủ động sắp xếp kho, xử lý tài liệu tồn đọng, quan tâm bố trí và bồi dưỡng nhân lực; đồng thời từng bước triển khai số hóa, quản lý hồ sơ trên các hệ thống thông tin và phần mềm nghiệp vụ.
Tuy nhiên, khối lượng tài liệu chưa được chỉnh lý vẫn còn lớn, phân bố không đồng đều giữa các đơn vị. Việc lập và giao nộp hồ sơ có nơi chưa đầy đủ, đúng hạn; nhân lực làm công tác lưu trữ, nhất là tại cấp cơ sở, còn mỏng và chủ yếu kiêm nhiệm. Công tác số hóa, cập nhật hồ sơ lên Hệ thống lưu trữ tập trung cần tiếp tục được đẩy nhanh, bảo đảm chất lượng và tính đồng bộ của dữ liệu.
Hội nghị dành nhiều thời gian để cán bộ làm công tác lưu trữ tại BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh, thành phố và BHXH cơ sở trao đổi, phản ánh khó khăn, vướng mắc trong triển khai nhiệm vụ.
Các nội dung thảo luận tập trung vào quy trình lập hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản, chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tổ chức kho lưu trữ, số hóa và cập nhật hồ sơ điện tử, cũng như áp dụng quy định mới vào thực tế. Qua trao đổi, các đại biểu được hướng dẫn, giải đáp những vấn đề nghiệp vụ, góp phần thống nhất cách hiểu, cách thực hiện và nhận diện các nội dung cần tiếp tục phối hợp xử lý.
Một trong những yêu cầu trọng tâm là tổ chức quản lý hồ sơ theo quy trình liên tục, trong đó hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử được kiểm soát chặt chẽ, bảo đảm đầy đủ thành phần và thống nhất thông tin.
Quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong hệ thống BHXH Việt Nam ban hành theo Quyết định số 909/QĐ-BHXH ngày 10/9/2026 là cơ sở quan trọng để các đơn vị triển khai thống nhất các khâu thu nộp, chỉnh lý, số hóa, bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu.
Đối với hồ sơ điện tử, yêu cầu đặt ra không chỉ là đưa tài liệu lên hệ thống mà còn phải kiểm tra, đối soát thành phần, bảo đảm dữ liệu chính xác, đầy đủ, có khả năng truy xuất và được bảo vệ an toàn.
Đối với hồ sơ hưởng BHXH, việc quản lý hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử cần được thực hiện đồng bộ, tránh tình trạng dữ liệu đã được kết chuyển nhưng hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa được kiểm tra, đối soát theo quy định.
Trong thời gian tới, Trung tâm Lưu trữ và các đơn vị liên quan tiếp tục tăng cường hướng dẫn, kiểm tra, theo dõi tiến độ thực hiện. Các đơn vị chuyên môn có trách nhiệm lập và hoàn thiện hồ sơ; bộ phận văn thư, lưu trữ tổ chức tiếp nhận, quản lý, bảo quản; đơn vị công nghệ thông tin bảo đảm chức năng hệ thống, kết nối và các điều kiện kỹ thuật cần thiết.
Việc thống nhất phương thức triển khai, nâng cao trách nhiệm trong từng khâu và tăng cường phối hợp giữa các đơn vị góp phần nâng cao chất lượng quản lý tài liệu, đẩy nhanh số hóa, xây dựng nền tảng lưu trữ điện tử an toàn, tin cậy, phục vụ hiệu quả công tác quản lý, điều hành và thực hiện nhiệm vụ của BHXH Việt Nam.
