 |
| BHXH TP. Hồ Chí Minh giải quyết quyền lợi về BHXH, BHYT cho người lao động. Ảnh: Lê Văn |
Từ ngày 10/9/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, BHXH và người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
Nghị định này quy định nhiều mức xử phạt liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp như: Giao kết hợp đồng lao động không đúng quy định, vi phạm về tiền lương và thời giờ làm việc, chậm hoặc trốn đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp, vi phạm an toàn vệ sinh lao động và sử dụng trái phép dữ liệu người lao động.
Đặc biệt, mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 2 lần mức phạt tiền đối với cá nhân, trừ trường hợp Nghị định có quy định khác. Vì vậy, doanh nghiệp cần sớm rà soát lại toàn bộ quy trình quản lý lao động, hợp đồng, tiền lương và hồ sơ nhân sự để hạn chế rủi ro khi Nghị định có hiệu lực.
Nợ BHXH, vừa bị phạt vừa phải nộp thêm tiền
Nghị định 283/2026/NĐ-CP cũng tăng cường chế tài đối với các hành vi liên quan đến nghĩa vụ BHXH của người sử dụng lao động.
Đối với hành vi chậm đóng BHXH bắt buộc, người sử dụng lao động có thể bị phạt từ 12% đến 15% tổng số tiền chậm đóng tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính, mức phạt đối với cá nhân không vượt quá mức tối đa theo Nghị định.
Đối với hành vi trốn đóng BHXH bắt buộc, mức phạt có thể từ 18% đến 20% tổng số tiền trốn đóng tại thời điểm lập biên bản, trong phạm vi mức tối đa được quy định.
Ngoài tiền phạt, người sử dụng lao động còn có thể bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc đóng đủ số tiền BHXH bắt buộc chậm đóng hoặc trốn đóng; nộp thêm số tiền bằng 0,03%/ngày, tính trên số tiền và số ngày chậm đóng/trốn đóng.
Một nội dung đáng chú ý của Nghị định 283/2026/NĐ-CP là việc xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, BHXH và người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài có thể được thực hiện trên môi trường điện tử theo quy định pháp luật liên quan.
Do đó, việc chậm thực hiện nghĩa vụ BHXH không chỉ làm phát sinh khoản tiền phải đóng bổ sung mà còn có thể khiến chi phí vi phạm tăng theo số ngày kéo dài.
Phạt nặng đối với hành vi sử dụng trái phép thông tin, dữ liệu về người lao động
Một trong những nội dung đáng chú ý của Nghị định 283/2026/NĐ-CP là chế tài đối với hành vi sử dụng trái phép thông tin, dữ liệu trong cơ sở dữ liệu về người lao động và thị trường lao động.
Cụ thể, phạt từ 20 triệu đồng đến 40 triệu đồng đối với hành vi khai thác, chia sẻ, sử dụng trái phép thông tin, dữ liệu trong cơ sở dữ liệu về người lao động và thông tin về thị trường lao động chưa được cơ quan có thẩm quyền công bố, phổ biến mà không bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
Phạt từ 50 triệu đồng đến 70 triệu đồng đối với một số hành vi như gian lận, giả mạo hồ sơ trong thực hiện chính sách về việc làm, đánh giá, cấp chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia; mua bán, trao đổi, chiếm đoạt trái phép thông tin, dữ liệu trong cơ sở dữ liệu về người lao động và thị trường lao động trong các trường hợp được Nghị định quy định.
Như vậy, doanh nghiệp cần chú trọng hơn đến việc phân quyền truy cập, quản lý và sử dụng dữ liệu nhân sự. Hồ sơ lao động không chỉ cần đầy đủ mà còn cần được lưu trữ, khai thác đúng thẩm quyền, hạn chế tình trạng thông tin bị chia sẻ hoặc sử dụng không đúng mục đích.
Doanh nghiệp cần lưu ý đặc biệt về hợp đồng lao động
Từ ngày 10/9/2026, chủ sử dụng lao động cần lưu ý, theo Điều 15 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, người sử dụng lao động có thể bị xử phạt khi thực hiện một trong các hành vi như: Giao kết hợp đồng lao động không bằng văn bản với người lao động làm công việc có thời hạn từ đủ 1 tháng trở lên, trừ trường hợp pháp luật cho phép; giao kết không đúng loại hợp đồng lao động; hợp đồng lao động không đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định; có các vi phạm khác về giao kết hợp đồng lao động được quy định tại Nghị định.
Mức phạt được xác định theo số lượng người lao động bị vi phạm, từ 2 triệu đồng đến 25 triệu đồng đối với cá nhân. Với doanh nghiệp là tổ chức, khi áp dụng nguyên tắc mức phạt gấp 2 lần cá nhân, số tiền xử phạt có thể cao hơn đáng kể.
Người sử dụng lao động còn có thể bị phạt từ 20 triệu đồng đến 25 triệu đồng nếu thực hiện các hành vi bị pháp luật cấm khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động như giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động hoặc yêu cầu người lao động thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản cho việc thực hiện hợp đồng lao động. Vì vậy doanh nghiệp cần rà soát kỹ trong quy trình tuyển dụng và tiếp nhận nhân sự.
Bên cạnh đó, người sử dụng lao động có thể bị xử phạt nếu: Yêu cầu người lao động thử việc quá thời gian quy định; thử việc không đúng trường hợp; trả lương thử việc thấp hơn mức pháp luật quy định; có các hành vi vi phạm khác về thử việc.
Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định nhiều hành vi vi phạm về tiền lương có thể bị xử phạt, trong đó doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề như: Không công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện thang lương, bảng lương; không công khai quy chế thưởng; không thông báo bảng kê trả lương cho người lao động theo quy định; trả lương không đúng hạn; trả lương thấp hơn mức lương tối thiểu; không trả hoặc trả không đủ tiền lương làm thêm giờ, làm việc vào ban đêm và các khoản khác theo quy định.
Các hành vi liên quan đến tiền lương thường ảnh hưởng đến nhiều người lao động cùng lúc. Vì vậy, mức phạt có thể tăng theo số lượng người bị vi phạm. Doanh nghiệp nên lưu trữ đầy đủ bảng lương, bảng kê trả lương, chính sách thưởng và các tài liệu liên quan để có cơ sở đối chiếu khi phát sinh tranh chấp hoặc kiểm tra.
Ngoài ra, người sử dụng lao động yêu cầu người lao động làm thêm giờ mà không được sự đồng ý của người lao động, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, có thể bị phạt từ 20 triệu đồng đến 25 triệu đồng.
Đối với hành vi yêu cầu người lao động làm thêm vượt quá số giờ tối đa theo quy định, mức phạt được xác định theo số lượng người lao động bị vi phạm và có thể lên đến 75 triệu đồng đối với cá nhân.
Người sử dụng lao động có thể bị xử phạt nếu: Dùng hình thức phạt tiền hoặc cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động; xử lý kỷ luật đối với hành vi không được quy định trong nội quy lao động, hợp đồng lao động hoặc pháp luật; không thực hiện đúng trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật; có các hành vi xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động theo quy định.
Một số hành vi thuộc nhóm này có mức phạt từ 20 triệu đồng đến 40 triệu đồng đối với cá nhân. Do đó, doanh nghiệp cần đảm bảo nội quy lao động, hợp đồng lao động và các hồ sơ xử lý kỷ luật được xây dựng, ban hành và lưu trữ đầy đủ.
Nghị định 283/2026/NĐ-CP cũng lưu ý doanh nghiệp cần bảo đảm đối thoại và quan hệ lao động tại nơi làm việc; Siết chặt quy định về an toàn, vệ sinh lao động.
Những việc cần làm ngay
Nghị định 283/2026/NĐ-CP cho thấy việc tuân thủ pháp luật lao động ngày càng gắn chặt với khả năng chứng minh bằng hồ sơ. Một hợp đồng bị thất lạc, giao kết sai loại, thiếu nội dung hoặc không thể xác định chính xác thời điểm ký có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi kiểm tra, đối chiếu hoặc phát sinh tranh chấp với người lao động. Đây cũng là lúc doanh nghiệp nên từng bước chuyển đổi từ quy trình ký hợp đồng lao động giấy sang hợp đồng lao động điện tử.
Vì vậy trước thời điểm Nghị định 283/2026/NĐ-CP có hiệu lực, doanh nghiệp nên chủ động thực hiện một đợt rà soát tổng thể:
Kiểm tra toàn bộ hợp đồng lao động để chắc chắn rằng người lao động thuộc trường hợp phải giao kết bằng văn bản đã có hợp đồng đầy đủ, đúng loại và đúng nội dung; rà soát hồ sơ thử việc: Kiểm tra thời gian thử việc, mức lương và thời điểm chuyển sang hợp đồng chính thức.
Đối chiếu BHXH, bảo hiểm thất nghiệp: Phát hiện sớm trường hợp thiếu người tham gia, đóng thiếu hoặc chậm đóng; kiểm tra quy trình tiền lương: Thang bảng lương, bảng kê trả lương, quy chế thưởng, tiền làm thêm giờ và mức lương tối thiểu.
Rà soát nội quy và hồ sơ kỷ luật: Đảm bảo mọi quyết định đều có căn cứ và được thực hiện đúng quy trình; kiểm tra hồ sơ an toàn, vệ sinh lao động: Đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều lao động trực tiếp hoặc sử dụng máy móc, thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt.
Chuẩn hóa việc quản lý dữ liệu người lao động: Kiểm soát quyền truy cập và hạn chế tình trạng chia sẻ, khai thác thông tin không đúng thẩm quyền; số hóa hồ sơ, hợp đồng lao động: Giúp tập trung dữ liệu, thuận tiện tìm kiếm, kiểm tra và đối chiếu khi cần.
