Theo quy định của Luật BHXH 2024, sổ BHXH được cấp dưới hai hình thức gồm bản điện tử, bản giấy với giá trị pháp lý tương đương. Tuy nhiên, kể từ năm 2026, việc cấp sổ BHXH sẽ được thực hiện chủ yếu bằng hình thức điện tử. Sổ BHXH giấy chỉ được cấp khi người tham gia có nhu cầu, qua đó từng bước thay đổi thói quen sử dụng hồ sơ giấy truyền thống.
 |
| Sổ BHXH điện tử sẽ được triển khai từ ngày 1/1/2026. |
Việc sổ BHXH điện tử trở thành hình thức mặc định được đánh giá phù hợp với xu hướng quản lý hiện đại, lấy dữ liệu số làm trung tâm. Thay cho phương thức quản lý phân tán qua sổ giấy, toàn bộ thông tin liên quan đến quá trình tham gia, thụ hưởng BHXH của người lao động được tích hợp, lưu trữ, cập nhật tập trung trên hệ thống số, bảo đảm tính liên thông, đồng bộ dữ liệu.
Theo BHXH Việt Nam, chuyển đổi sang sổ BHXH điện tử góp phần giảm thủ tục hành chính, tăng tính minh bạch, độ chính xác trong quản lý. Thông tin về nhân thân, quá trình đóng - hưởng BHXH, giải quyết chế độ của người lao động được cập nhật theo thời gian thực, hạn chế sai sót, trùng lặp hoặc thất lạc hồ sơ như phương thức quản lý bằng sổ giấy trước đây.
Một điểm đáng chú ý là sổ BHXH điện tử có giá trị pháp lý tương đương sổ giấy. Người lao động có thể sử dụng sổ BHXH điện tử để thực hiện thủ tục hành chính, xác nhận quá trình tham gia bảo hiểm, giải quyết chế độ mà không cần xuất trình bản giấy. Cách làm này tạo thuận lợi trong giao dịch, đặc biệt trong bối cảnh nhiều dịch vụ công được cung cấp trên môi trường số.
Về nội dung thể hiện, sổ BHXH điện tử được xây dựng trên cơ sở số hóa đầy đủ dữ liệu từ sổ BHXH giấy. Các thông tin cá nhân cơ bản của người lao động như họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch, số định danh cá nhân cùng toàn bộ quá trình tham gia BHXH được thể hiện đầy đủ, rõ ràng, xuyên suốt trên hệ thống.
Bên cạnh đó, sổ BHXH điện tử phản ánh chi tiết từng giai đoạn đóng bảo hiểm, mức tiền lương làm căn cứ đóng, thời gian tham gia, các chế độ BHXH đã được giải quyết. Việc tra cứu, đối chiếu thông tin trở nên thuận tiện hơn, giúp người lao động chủ động theo dõi quyền lợi của mình, kịp thời phản ánh nếu phát sinh sai lệch dữ liệu.
Việc triển khai sổ BHXH điện tử được kỳ vọng góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội. Dữ liệu tập trung giúp cơ quan BHXH tăng cường khả năng giám sát, phân tích, dự báo, từ đó phục vụ tốt hơn công tác hoạch định chính sách, quản lý quỹ BHXH trong dài hạn.
Trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia đang được đẩy mạnh, sổ BHXH điện tử là một cấu phần quan trọng của hệ sinh thái an sinh xã hội số. Việc thay thế dần sổ giấy góp phần tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, đồng thời xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch, lấy người dân làm trung tâm phục vụ.
BHXH Việt Nam khuyến nghị người lao động chủ động cập nhật thông tin cá nhân, đồng bộ dữ liệu BHXH với mã định danh cá nhân để quá trình triển khai sổ BHXH điện tử diễn ra thuận lợi. Sự chủ động của người dân kết hợp với sự chuẩn bị đồng bộ của cơ quan quản lý sẽ bảo đảm quá trình chuyển đổi được thực hiện thông suốt, hiệu quả từ năm 2026.
