Mỗi cán bộ, công chức, viên chức có một hồ sơ điện tử được gắn mã định danh duy nhất

Theo Điều 16 Nghị định 27/2026/NĐ-CP, hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức bao gồm: Sơ yếu lý lịch điện tử; Các thành phần hồ sơ khác được tạo lập từ dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức. Mỗi cán bộ, công chức, viên chức có một hồ sơ điện tử được gắn mã định danh duy nhất (mã định danh hồ sơ điện tử) phục vụ công tác quản lý, tra cứu trên môi trường điện tử. Thống nhất sử dụng số định danh cá nhân làm mã định danh hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức. Thời hạn lưu trữ hồ sơ điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ; pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức và pháp luật về dữ liệu, bảo đảm duy trì tính toàn vẹn, tính sẵn sàng và khả năng truy cập của dữ liệu.

Mỗi cán bộ, công chức, viên chức có một hồ sơ điện tử được gắn mã định danh duy nhất (mã định danh hồ sơ điện tử) phục vụ công tác quản lý, tra cứu trên môi trường điện tử. Ảnh minh họa

Trách nhiệm tạo lập hồ sơ điện tử thuộc về Cơ quan quản lý cán bộ, công chức, viên chức hoặc cơ quan được phân cấp, ủy quyền thực hiện tạo lập hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức. Việc tạo lập được thực hiện trên hệ thống thông tin quản lý cán bộ, công chức, viên chức. Trong thời hạn 3 ngày kể từ ngày công bố hoặc ban hành quyết định bầu cử, phê chuẩn, bổ nhiệm, chỉ định, tuyển dụng, cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền phải hoàn thành tạo lập hồ sơ điện tử. Trường hợp quy trình bổ nhiệm, tiếp nhận, tuyển dụng cán bộ, công chức, viên chức thực hiện trên hệ thống thông tin quản lý cán bộ, công chức, viên chức thì hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức được tạo lập đồng thời cùng với việc ban hành quyết định bổ nhiệm, tiếp nhận, tuyển dụng.

Về lưu trữ hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức, hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức được quản lý, lưu trữ theo quy định của pháp luật về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức và pháp luật về lưu trữ. Đối với các dữ liệu, hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức thuộc danh mục bí mật nhà nước, cơ quan chủ quản Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức; cơ quan chủ quản hệ thống thông tin quản lý cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm triển khai các giải pháp, biện pháp để bảo đảm bí mật khi quản lý, lưu trữ, truyền đưa, sử dụng trên môi trường điện tử theo quy định của pháp luật. Việc sao lưu, trích xuất, quản lý, sử dụng dữ liệu, hồ sơ điện tử thuộc danh mục bí mật nhà nước thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, pháp luật về cơ yếu.