Quảng Ngãi: Kiosk số đổi cách phục vụ người dân

Kiosk giúp hỗ trợ người dân kê khai thuận tiện hơn. Ảnh: Thúy Hoa

Từ chờ hướng dẫn đến tự phục vụ

Một thủ tục hành chính quen thuộc trở nên gọn hơn khi thao tác kê khai chuyển lên màn hình số. Tại BHXH cơ sở Kon Tum, chị Hoàng Thị Hiền, sinh năm 1985, trú phường Đăk Cấm, đến làm thủ tục tham gia bảo hiểm y tế (BHYT) hộ gia đình. Thay vì kê khai trên giấy, chị thực hiện ngay trên Kiosk với sự hỗ trợ của viên chức BHXH.

“Trước phải chờ hướng dẫn từng bước, lần này tôi chỉ nhập mã số BHXH, đọc lại thông tin rồi in và ký, gọn trơn”, chị Hiền chia sẻ.

Trải nghiệm này cho thấy giá trị của Kiosk ở khả năng đơn giản hóa những thao tác vốn phụ thuộc vào giấy tờ và hướng dẫn trực tiếp.

Hiện Kiosk hỗ trợ các thủ tục như hưởng BHXH một lần; đổi, cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT; hoàn trả tiền BHYT; giải quyết chế độ thai sản BHXH tự nguyện, hưu trí và chuyển nơi hưởng lương hưu;…

Chỉ cần nhập mã số BHXH hoặc Căn cước công dân, Kiosk tự động hiển thị thông tin nhân thân đã có, giúp người dân kiểm tra, xác nhận và hoàn thiện tờ khai mà không phải kê khai lại từ đầu.

Trong mô hình chính quyền địa phương hai cấp, địa bàn rộng, bộ máy tinh gọn nhưng yêu cầu phục vụ người dân, doanh nghiệp vẫn phải thông suốt đến cơ sở. Chuyển đổi số phải đưa dịch vụ lên môi trường điện tử và tạo thuận tiện ngay nơi người dân làm thủ tục.

Anh Lê Ngọc Tánh, Phó Trưởng phòng Công nghệ thông tin và chuyển đổi số, BHXH tỉnh Quảng Ngãi, người trực tiếp xây dựng Kiosk, cho biết: “Kiosk được xây dựng để hỗ trợ người dân, doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhanh chóng, thuận tiện hơn, phù hợp yêu cầu sắp xếp, tinh gọn tổ chức bộ máy, đẩy mạnh phân cấp, phân quyền, vận hành chính quyền địa phương hai cấp và triển khai Đề án 06”.

Giảm giấy tờ, giảm thời gian, tăng tiện ích

Để Kiosk sớm đi vào hoạt động, tháng 5/2026, BHXH tỉnh Quảng Ngãi chủ động triển khai theo điều kiện hạ tầng thực tế. Dù 8/15 cơ sở chưa có máy tính cảm ứng chuyên dụng, BHXH tỉnh vẫn triển khai ngay trên 1 máy tại Văn phòng BHXH tỉnh và 37 máy tính để bàn tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả toàn hệ thống, không chờ đủ thiết bị mới làm.

Tính đến đầu tháng 8/2026, hệ thống Kiosk ghi nhận gần 6.120 lượt tra cứu và hơn 7.500 hồ sơ kê khai. Việc người dân chủ động sử dụng cho thấy mô hình đã đi vào thực tế, trở thành một kênh phục vụ thiết thực tại điểm giao dịch.

Rút ngắn thời gian kê khai. Trước, thủ tục hưởng BHXH một lần thường mất khoảng 30 phút, thậm chí lâu hơn, nhất là với lao động phổ thông. Nay, Kiosk hỗ trợ lấy thông tin, giảm thao tác, giúp tiết kiệm hơn một nửa thời gian.

Chuyên viên BHXH hỗ trợ người dân sử dụng Kiosk. Ảnh: Đông Hải

Tại BHXH cơ sở Sa Thầy, chị Nguyễn Thị Ngọc Bích, chuyên viên Tiếp nhận và Trả kết quả TTHC, cho biết: “Trước, kê khai bằng giấy thường viết sai, phải làm lại nhiều lần; chữ viết không rõ cũng là trở ngại với người dân vùng sâu, vùng xa. Với Kiosk, thông tin hiển thị nhanh, đủ, rõ, dễ kiểm tra, hoàn thiện hồ sơ.”

Đến BHXH cơ sở Đăk Hà làm thủ tục Cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT cho người lao động, chị Lê Thị Thảo, Kế toán Công ty TNHH MTV Cà phê 731, chia sẻ: “Trước đây tôi phải chuẩn bị khá nhiều giấy tờ, tốn thời gian chờ hướng dẫn. Giờ với Kiosk, nhập mã số BHXH, thông tin hiện ra đầy đủ, chính xác, in ấn gọn lẹ, chủ động hơn”.

Thực tế từ người dân và doanh nghiệp cho thấy Kiosk số giảm được thao tác kê khai thủ công, hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian và tăng tính chủ động trong giao dịch với cơ quan BHXH.

Hơn 1,3 triệu hồ sơ được BHXH tỉnh Quảng Ngãi tiếp nhận, trả kết quả đến cuối tháng 7/2026 cho thấy quy mô giao dịch rất lớn. Số hóa những khâu có thể chuẩn hóa, tự động hóa giúp giảm áp lực, nâng cao hiệu quả phục vụ tại bộ phận tiếp nhận.

Thời gian tới, BHXH tỉnh Quảng Ngãi trang bị thêm 10 máy in đồng bộ với Kiosk, phục vụ in biểu mẫu, tờ khai và giấy tờ liên quan. Ba máy tính cảm ứng tại khu vực phía Tây cũng sẽ được hoàn thiện cài đặt, điều chuyển về các BHXH cơ sở phía Đông, nơi tập trung đông dân cư, nhu cầu giao dịch lớn. Cách làm này tiếp tục đưa tiện ích số đến gần hơn với người dân, doanh nghiệp.

Phục vụ chủ động, gần dân hơn

Trong mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, yêu cầu phục vụ người dân, doanh nghiệp phải thông suốt, sát thực tế địa bàn và phù hợp với cách tổ chức bộ máy mới. Kiosk số góp phần chuyển giao dịch BHXH theo hướng chủ động hơn, giảm thao tác trực tiếp, sử dụng hiệu quả nguồn lực tại bộ phận tiếp nhận.

Kiosk không thay vai trò của viên chức tiếp nhận hồ sơ, mà chia sẻ những thao tác có thể tự động hóa, chuẩn hóa. Người dân vẫn được cán bộ hỗ trợ khi phát sinh vướng mắc, đồng thời từng bước hình thành thói quen tự thao tác, chủ động hơn trong giao dịch.

Tận dụng dữ liệu sẵn có, Kiosk rút gọn quy trình từ nhập thông tin đến hoàn thiện, in hồ sơ. Chuyển đổi số đi vào từng giao dịch, thay vì chỉ dừng ở số hóa biểu mẫu.

Hàng nghìn lượt tra cứu, hồ sơ kê khai sau thời gian ngắn khai thác cho thấy giá trị của chuyển đổi số nằm ở hiệu quả thực tế. Công nghệ được đặt đúng chỗ sẽ giảm thao tác, tiết kiệm thời gian, tạo thuận tiện cho người dân, doanh nghiệp trong từng giao dịch.

Thước đo giá trị của chuyển đổi số không nằm ở số lượng thiết bị, mà ở tiện ích thực chất người dân nhận được. Một lần chờ đợi được rút ngắn, một lỗi kê khai được hạn chế, một thông tin không phải viết lại, một thao tác trở nên thuận tiện hơn đều là những kết quả cụ thể của cải cách hành chính.

Từ một Kiosk tại điểm tiếp nhận đến một cách phục vụ mới là cả quá trình. Khi công nghệ được đặt đúng chỗ, lấy người dân làm trung tâm, mỗi giao dịch được rút gọn sẽ góp phần hình thành một nền hành chính số gần dân, thuận tiện và hiệu quả hơn.