Dữ liệu Hợp đồng lao động điện tử sẽ kết nối liên thông với cơ quan Bảo hiểm xã hội

Theo Bộ Nội vụ, dữ liệu Hợp đồng lao động điện tử sẽ kết nối với các cơ quan quản lý nhà nước, trong đó có cơ quan Bảo hiểm xã hội.

Theo Bộ Nội vụ, trọng tâm của hệ thống văn bản quy phạm pháp luật mới này là Nghị định số 337/2025/NĐ-CP của Chính phủ, Thông tư số 08/2026/TT-BNV của Bộ Nội vụ, các Quyết định quy định về kiến trúc, quy chế hoạt động và tài liệu hướng dẫn kết nối Nền tảng HĐLĐ điện tử. Thông qua đó, bảo đảm giá trị pháp lý cho các giao dịch lao động trên không gian mạng, cũng như thúc đẩy tiến trình xây dựng Chính phủ số, kinh tế số và xã hội số.

Đáng chú ý, HĐLĐ điện tử được xác định là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý tương đương HĐLĐ bằng văn bản giấy.

Mặc dù mới chỉ khuyến khích áp dụng, song hình thức HĐLĐ điện tử đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho người lao động và người sử dụng lao động. Đặc biệt, sự linh hoạt về thời gian và không gian trong giao kết giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí, thời gian trình ký, quản lý và lưu trữ hồ sơ giấy.

Đồng thời, dữ liệu hợp đồng lao động điện tử được bảo mật cao và có thể chia sẻ, kết nối liên thông trực tiếp với các cơ quan quản lý nhà nước như: Thuế, Bảo hiểm xã hội, Ngân hàng và cơ quan quản lý lao động để thực hiện các thủ tục hành chính, xác minh thu nhập, đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội hoặc khai trình báo cáo sử dụng lao động.

Trong quá trình giao kết HĐLĐ, doanh nghiệp có trách nhiệm thu thập thông tin phục vụ mục đích tuyển dụng, quản lý khi được sự đồng ý của người lao động; đồng thời phải xóa hoặc hủy dữ liệu khi chấm dứt HĐLĐ hay khi người dự tuyển không trúng tuyển, trừ trường hợp có thỏa thuận khác. Mọi hành vi mua bán, làm lộ hay xử lý dữ liệu trái pháp luật sẽ bị xử lý nghiêm, với mức phạt tiền lên tới 5% tổng doanh thu hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

Để bảo đảm tính pháp lý và an toàn dữ liệu, các bên tham gia giao kết HĐLĐ điện tử phải tuân thủ các điều kiện chặt chẽ về định danh và hạ tầng công nghệ. Người lao động và người sử dụng lao động phải có giấy tờ tùy thân hợp lệ như: Thẻ Căn cước, Căn cước điện tử, tài khoản VNeID mức độ 2, Hộ chiếu hoặc giấy tờ pháp lý thành lập doanh nghiệp. Đồng thời, cả hai bên bắt buộc phải sử dụng chữ ký số và dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định.

Đối với các đơn vị cung cấp giải pháp eContract sẽ đóng vai trò trung gian chứng thực và bắt buộc phải sở hữu Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy. Hệ thống eContract phải đáp ứng khả năng định danh, xác thực sinh trắc học như vân tay, khuôn mặt hay mống mắt khớp đúng với giấy tờ tùy thân, bảo đảm an toàn thông tin, bảo lưu tính toàn vẹn của chứng từ và tích hợp Cổng kết nối API chuẩn hóa với Nền tảng HĐLĐ điện tử của Bộ Nội vụ.

Về thời điểm có hiệu lực, HĐLĐ điện tử chính thức có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, có dấu thời gian và được nhà cung cấp eContract chứng thực, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác. Việc chuyển đổi giữa HĐLĐ văn bản giấy và HĐLĐ điện tử cũng được quy định cụ thể, nhằm bảo đảm tính toàn vẹn thông tin, có ký hiệu xác nhận chuyển đổi và chữ ký số xác thực của cấp có thẩm quyền.

Mỗi HĐLĐ điện tử được cấp một mã định danh duy nhất, nhằm phục vụ công tác quản lý, khai thác và kết nối dữ liệu HĐLĐ điện tử trên phạm vi toàn quốc. Trong vòng 24 giờ kể từ khi ký kết và chứng thực thành công, nhà cung cấp eContract có trách nhiệm gửi dữ liệu HĐLĐ điện tử về Nền tảng để gắn mã ID. Mã ID này được giữ nguyên trong suốt vòng đời của hợp đồng, kể cả khi có phụ lục sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hay chấm dứt. Cấu trúc mã ID bao gồm ký tự phân loại với A là hợp đồng ký mới từ ngày 1/7/2026, B là hợp đồng chuyển đổi từ bản giấy, C là hợp đồng giao kết trước ngày 1/7/2026, tiếp theo là 2 chữ số thể hiện năm cấp mã và dãy 10 số ngẫu nhiên.

Dữ liệu HĐLĐ điện tử, phụ lục và nhật ký giao dịch được lưu trữ an toàn trên Nền tảng trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hợp đồng chấm dứt. Cả người lao động và người sử dụng lao động đều có quyền đăng ký tài khoản trên Nền tảng để tra cứu, quản lý và chủ động khai thác dữ liệu phục vụ các giao dịch cá nhân cũng như thủ tục hành chính.

Mốc thời điểm bắt buộc áp dụng việc gửi dữ liệu và cấp mã ID trên Nền tảng HDLĐ điện tử được xác định là từ ngày 1/7/2026. Đối với những HĐLĐ điện tử đã được giao kết trước ngày 1/7/2026 vẫn còn hiệu lực, các bên tiếp tục thực hiện theo quy định của pháp luật lao động và giao dịch điện tử cho đến khi hết thời hạn hợp đồng mà không bắt buộc phải thực hiện cấp lại mã ID ngược thời gian.

Theo ông Trần Hải Nam, Phó Cục trưởng Cục Tiền lương và Bảo hiểm xã hội (Bộ Nội vụ), việc triển khai HĐLĐ điện tử không chỉ tạo thuận lợi cho người lao động và người sử dụng lao động trong quá trình giao kết và thực hiện quan hệ lao động, mà còn góp phần xây dựng môi trường làm việc hiện đại, minh bạch, phù hợp với yêu cầu phát triển của nền kinh tế số và tiến trình chuyển đổi số quốc gia.

Do đó, theo ông Nam, để triển khai hiệu quả, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và người lao động cần chủ động tìm hiểu, cập nhật đầy đủ các quy định mới; chuẩn bị các điều kiện cần thiết về hạ tầng công nghệ và phương thức xác thực điện tử. Việc thực hiện đúng các quy định về HĐLĐ điện tử sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý lao động, giảm chi phí hành chính và thúc đẩy chuyển đổi số trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.